Communiceren op de werkvloer: conflicten voorkomen en oplossen

Hoe los je een vervelende situatie op je werk op? In een eerdere blog schreef ik over open en eerlijke communicatie op de werkvloer. In deze blog biedt ik je inzicht in de drie manieren om een conflict op te lossen: de situatie veranderen (verbeteren), accepteren of verlaten. In mijn praktijk zie ik namelijk veel mensen die het plezier in hun werk compleet kwijt zijn door conflicten die ontstaan zijn door slechte communicatie. Voorbeelden als niet voor jezelf opkomen wanneer die ene collega weer een kwetsende opmerking maakt, als jouw collega alle lof krijgt voor jouw harde werken of als je het gevoel hebt gepasseerd te worden voor een promotie, leiden tot veel frustratie en zelfs verdriet. Deze conflicten leiden tot frustratie, wantrouwen, afname in productiviteit en ook zeer regelmatig tot een burn-out. Grenzen stellen en open communicatie is essentieel voor een veilige werkomgeving én je gezondheid. Daarom geef ik in deze blog een aantal tips die bijdragen aan open en constructieve communicatie op de werkvloer. Ik hoop je met deze tips iets te bieden waar je direct mee aan de slag kan en zo bij te dragen aan jouw (werk)geluk.

Welke uitdagingen kom jij tegen in je werk? Eigenlijk heb je in iedere situatie, of daar nu wel of geen anderen bij betrokken zijn, drie keuzes:

  • De situatie veranderen
  • De situatie accepteren
  • De situatie verlaten

Aan de hand van deze drie opties probeer ik je nieuw inzicht te bieden, zodat je hopelijk met een frisse blik naar jouw uitdagingen kunt kijken. Ook als je op dit moment geen uitdagingen ziet maar juist heel tevreden bent, kan dit artikel je nieuwe inzichten bieden. Op enig moment krijgen we tenslotte allemaal met uitdagingen te maken.

De situatie veranderen

Bij veranderen denken we al snel dat een ander iets moet veranderen. We willen dat de ander zijn gedrag aanpast, verlangen dat een ander ons serieuzer neemt of geen kwetsende opmerkingen meer maakt. En misschien is dat ook zo, ligt een deel van de oplossing bij een gedragsverandering van de ander. Maar daar heb jij weinig controle over, je kunt hooguit het gesprek aangaan en je grenzen aangeven.

Voordat je de situatie kunt veranderen en daar een eerlijk en constructief gesprek over kunt voeren kan je ook eerst naar jezelf kijken. Vraag jezelf voordat je het gesprek aangaat eens af, wat is mijn aandeel in deze situatie?

Deze zelfreflectie zorgt ervoor dat je een open en eerlijk gesprek kunt voeren met je collega’s, leidinggevende of werkgever. In dit gesprek geef jij je grenzen aan en zoek je samen met de andere persoon of personen naar een oplossing, zonder jouw eigen bijdrage aan de situatie uit het oog te verliezen en alleen met de vinger naar de ander te wijzen.

In de praktijk zijn deze gesprekken niet altijd eenvoudig door onzekerheid of angst voor het gesprek en de mogelijke gevolgen daarvan. Hierdoor gaan we de confrontatie uit de weg of nemen emoties de overhand tijdens het gesprek. Je kunt jezelf klaarstomen voor zo’n gesprek door bijvoorbeeld met een coach te werken aan een positiever zelfbeeld, onderzoeken waar jij behoefte aan hebt, het leren ontdekken en aangeven van je grenzen en het voorbereiden van dit soort gesprekken. Op deze manier kom je goed beslagen ten ijs.

De situatie accepteren

Sommige conflicten kunnen opgelost worden door de situatie te accepteren, denk aan roddelende collega’s of een werkgever die het niet goed vindt als jij met koptelefoon in een kantoortuin werkt.

Accepteren klinkt eenvoudig en daardoor misschien juist onmogelijk. Op de vraag “kun je de situatie accepteren?” antwoordt je nu waarschijnlijk direct nee. Je zit immers met een probleem waardoor je niet gelukkig bent op werk. Accepteren zonder iets te doen is geen duurzame oplossing, dan blijft de situatie hetzelfde. Ook het accepteren van de situatie gaat daarom gepaard met werken aan jezelf.

Om de situatie te kunnen accepteren moet je, net als bij veranderen, eerst reflecteren op jouw rol in de huidige situatie. Waarom vind je het roddelen van collega’s of het niet mogen werken met een koptelefoon vervelend?

Zoals in mijn vorige blog al schreef; “Ik wil voorop stellen dat racistische, seksistische of intimiderende opmerkingen nooit gepast zijn en dat geen enkele werkplek onveilig mag zijn. In mijn praktijk zie ik echter ook mensen die zich niet prettig voelen bij opmerkingen of zogenaamd leuke pesterijtjes van collega’s of managers. Opvallend is dat dit voor een groot deel te maken heeft met hoe zij dergelijke opmerkingen interpreteren en daar dan vervolgens mee omgaan.” – Ingrid de Jong

Door van een afstand naar de situatie te kijken en deze te relativeren is het soms al mogelijk om een situatie te accepteren. Heb je last van roddelende collega’s of raak je van slag na kritiek van je manager? Relativeer de situatie en maak het minder persoonlijk, hierdoor voelt het direct minder intimiderend. Relativeren en naar je eigen rol in de situatie kijken, maakt het vaak al mogelijk om een situatie te accepteren.

“Ik zeg vaak tegen coachees: “speel glijbaan”. Iemand knalt iets naar je toe, bijvoorbeeld een vervelende opmerking of een mening over je werk. Laat het van je afglijden. Dit gedrag, deze manier van praten of deze actie is niet van jou, maar van die ander. Deze manier van denken zorgt ervoor dat de situatie je minder raakt, waardoor je bepaalde aspecten of gedrag kunt accepteren.” – Ingrid de Jong

Weggaan… De situatie verlaten

Kan je de situatie niet veranderen of accepteren? Dan is er geen andere oplossing dan de situatie te verlaten. Misschien schrik je van deze conclusie en denk je direct aan ontslag nemen, maar dat is niet altijd nodig. De situatie verlaten kan ook weggaan van een afdeling, bij een manager of een vestiging betekenen door bijvoorbeeld voor een andere functie binnen hetzelfde bedrijf te solliciteren.

Helaas gaan veel mensen pas weg uit een situatie omdat het al te laat is. Er is een situatie ontstaan die niet meer op te lossen is en de conclusie is dat het beter is om iets anders te gaan doen. Wel wil ik je meegeven dat ook bij deze oplossing zelfreflectie heel waardevol is. Want, hoe voorkom je dat je in een nieuwe functie, op een nieuwe afdeling of bij een nieuwe werkgever niet weer in dezelfde situatie terecht komt?

“Bij mijn allereerste baan, ik was pas 21 jaar, ben ik stelselmatig door een collega uitgescholden en weggezet als dom exemplaar waar niet mee te praten viel. Ik vond toen de kracht om in plaats van weg te gaan te solliciteren naar een hogere functie. Die functie kreeg ik en maakte zelfs  na drie jaar weer promotie! Laat je je klein maken of pak je de regie?” – Ingrid de Jong

Ook al is het heel moeilijk en ben je misschien bang voor de gevolgen, soms is het echt beter om een situatie te verlaten. Maar, in mijn praktijk zie ik ook regelmatig mensen die meer dan eens tot deze conclusie zijn gekomen. Vraag jezelf daarom wel af, wat maakt dat ik niet op mijn plek zit? Kom je tot de conclusie dat je zelf ook verantwoordelijk bent voor de situatie, vraag jezelf dan af of er sprake is van een patroon. Het herkennen van patronen zorgt er namelijk voor dat je ze in een nieuwe situatie kunt voorkomen.

Conflict op de werkvloer? Pak de regie!

Deze drie oplossingen hebben twee dingen met elkaar gemeen. Het is belangrijk zelf de regie te pakken én niet alleen naar jouw omgeving (collega’s en situatie) kijken maar ook naar jezelf. Doe je dit niet en blijft de situatie hetzelfde, dan kost werken je heel veel (negatieve) energie. Vanuit de emoties die daarbij komen kijken liggen stressklachten en ziekte om de hoek. Ik hoop dat mijn tips je kunnen helpen dat te voorkomen.

Mijn naam is Ingrid de Jong, sinds 2010 heb ik mijn eigen coach praktijk (NOBCO geaccrediteerd). Ik sta professionals bij in persoonlijke en zakelijke ontwikkeling, waarin ik hun worsteling en vertwijfeling herken. De ervaring leert dat mensen die in coaching komen al na een paar gesprekken inzichten krijgen waarmee zij nieuwe stappen durven te zetten. Hun leven richting geven naar datgene wat zij wél willen. Ben jij hier klaar voor of twijfel je juist? Neem gerust contact met mij op, ik ga hier graag over met je in gesprek tijdens een oriënterend gesprek.